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- Copy, Uganda

Uganda, Uganda, Uganda
Last update 2024-05-27
Expires 2024-06-27
ID #2156371406
Free
- Copy, Uganda
Uganda, Uganda, Uganda,
Modified May 16, 2024

Description

LE What will be your role? Assister la Direction d'Agence et les chargés de projets• Exercer les fonctions de réceptionniste, transmettre l’information en recevant et en distribuant du matériel de communication et d’organisation (p.

ex., brochures, annonces et directives de sécurité)• Gestion de la boîte de courriel générique de l’organisme• Effectuer un examen quotidien du papier neuf• Gérer les tâches de secrétariat, notamment préparer les documents et la correspondance nécessaires (envoi, copie, numérisation, reliure et remplissage des documents)• Planifier les réunions, les rendez-vous et préparer les salles de conférence (p.

ex., réserver et vérifier l’équipement)• Aider à organiser les missions à destination et en provenance de l’Ouganda (organiser les déplacements du personnel, l’hébergement, le transport, mettre à jour le tableau des missions, remplir les formulaires de visa)• Mettre à jour les bases de données internes (p.

ex., enregistrement du courrier, liste de contacts, listes d’invitation et de distribution en fonction des occasions et des activités)• Préparer les demandes de congé du personnel pour approbation par le directeur pays, les classer et gérer le fichier Excel pour les congés du personnel et les jours fériés• Gérer l’horaire des conducteurs et remplir la fiche de consommation de carburant• Effectuer d’autres tâches assignées par la direction d'agence- Aider le gestionnaire de bureau• Maintenir les fournitures en vérifiant les stocks pour déterminer les niveaux de stocks; prévoir les besoins; passer et accélérer les commandes; vérifier le reçu; articles de stockage; livrer des fournitures aux postes de travail• Gérer la caisse et tenir le livre de caisse à jour• Collecter les factures auprès des fournisseurs, vérifier leur conformité (s’assurer qu’elles sont bien adressées, que les montants sont tels que négociés, contenir tous les éléments pertinents d’une facture tels que les fournisseurs etc.), les faire approuver par la Direction d'agence et les transmettre au comptable pour paiement• Gérer les contrats avec les fournisseurs et les prestataires de services, y compris le lancement de nouveaux contrats• Gestion des biens et des actifs pour le bureau et les résidences (p.

ex., tenue d’inventaires à jour des biens, appel aux fournisseurs de services pour les réparations)- Assister le point focal de la communication• élaborer et mettre à jour des documents de communication;• organiser des activités de communication;- Point de contact du bureau intermédiaire en liaison avec les chargés de projets et le bureau régional• Suivi des engagements spécifiques prévus dans les conventions de financement• Aider les chargés de projets à suivre les indicateurs d’impact des projets• Suivi et archivage des avis de non-objection ENGLISH VERSION - Assist the Country Director and the Program Officers• Carry out receptionist duties, forwards information by receiving and distributing communications and organisation materials ( brochures, announcements and safety guidelines)• Management of the agency's generic email box• Carry out daily newpaper review• Handle secretarial duties such as prepare necessary paperwork and correspondence (mailing, copying, scanning, binding and filling documents) • Schedule meetings, appointments and prepare conference rooms ( make reservations and check equipment)• Support in organising missions to and from Uganda (arrange staff travel, accommodations, transport, update mission table, fill visa forms)• Update internal databases ( mail registration, contact List, invitation and distributions lists according to occasion and activities)• Prepare local staff leave requests for approval by the country director, filing them and managing the excel file for staff leaves and public holidays• Manage drivers schedule and afilling the fuel consumption sheet• Carry out other duties as assigned by Country Director- Assist the Office Manager• Maintains supplies by checking stock to determine inventory levels; anticipating requirements; placing and expediting orders; verifying receipt; stocking items; delivering supplies to work stations• Handle the cashbox and keeping the cash book up to date• Collecting invoices from suppliers, verifying their conformity (ensuring they are well adressed, amounts are as negotiated, contain all the relevant elements of an invoice such suppliers TIN etc.), having them approved by the Country director and forwarding them to the accountant for payment• Manage contracts with suppliers and service providers including initiating new contracts• Property and asset management for the office and residences ( keeping updated inventories of assets, calling on service providers for repairs)- Assist the communication focal point• developing and updating communication materials• organizing communication events- Middle office focal point in liaison with the agency Program Officers and the Regional Office• Follow-up of specific undertakings provided for in financing agreements• Support to project managers for monitoring project impact indicators• Follow-up and archiving of no objection notices• Support to Program Officers for the completion of Disbursment Requests.

Who are we looking for? • BAC+3 ou équivalent• Capacité à travailler de manière autonome• Excellentes qualités relationnelles• Maîtrise de Microsoft (Word, Excel, etc.)• Excellentes compétences de communication écrite et orale en anglais• Connaissance du français minimum B2• Formation Bachelor's degree or equivalent• Ability to work independently• Strong interpersonal skills• Computer literacy Microsoft (Word, excel, etc.)• Excellent English written and oral communication skills• French knowledge minimum B2

Job details:

Job type: Full time
Contract type: Permanent
Salary type: Monthly
Occupation: - copy

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